Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen und Inventar. Pflege von Büroausstattung und -einrichtung. Organisation und Pflege von Dokumenten, Verträgen und anderen geschäftlichen Unterlagen. Gewährleistung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.

Verwaltung von E-Mails, Telefonanrufen und anderen Kommunikationsmitteln. Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Teams. Koordination von IT-Anforderungen, Kommunikation mit IT-Dienstleistern und Unterstützung der Mitarbeiter bei technischen Fragen.

Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Tagungen oder Schulungen. Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Buchungen von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln.

Begrüßung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern. Verantwortlich für einen professionellen und freundlichen Empfangsbereich. Sicherstellung einer erstklassigen Betreuung von Gästen und Kunden. Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden.

Überwachung und Verbesserung von Büroprozessen, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Einführung von Qualitätsstandards. Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen und anschließenden Abrechnungen.

Unterstützung bei der Personalverwaltung, wie z.B. Koordination von Onboarding-Prozessen, Urlaubsplanung und Kommunikation mit dem Team.